Календарь подрядчика: автоматические напоминания и контроль записей

Три правила, которые работают с любым календарём

Для этого не нужна особая программа. Нужны три привычки, каждый день:

• У каждого обещания есть дата и время. «Позвоню на той неделе» записывается как звонок на конкретный день, а не держится в голове.
• Один календарь на всю компанию. Если бригадир, офис и вы ведёте каждый свой, четверг в 10 утра рано или поздно пообещают дважды.
• Визит занимает часы, а не минуту. Ставьте настоящую длительность, вместе с дорогой. Замер, нарисованный точкой в 10 утра, и есть причина, почему на 10:30 кто-то записывается.

Просрочено? Закрыть или перенести

Смотрите список просроченного раз в день. У каждого пункта только два честных варианта: сделать сейчас и отметить, или перенести на реальную дату. Красный пункт, который висит месяц, не случится никогда, а красная куча прячет тот единственный звонок, который ещё важен.

Закрывая что-то, скажите, какой следующий шаг. «Позвонил, не взял трубку» это не конец. «Перезвонить в четверг» это конец.

Как это устроено в WorkTime CRM

Календарь один на всю компанию: кто бы ни добавил запись, владелец или сотрудник, она попадает в тот же календарь и видна на Главной и в Воронке. У каждой записи есть тип: Звонок, Встреча, Работа, Follow-up, Замер, Дедлайн или Напоминание. Нажмите на пустое место сетки, чтобы добавить визит на это время, и перетащите визит, чтобы перенести. Два события в один час рисуются рядом, так что двойная запись видна ещё до того, как кто-то выехал.

Откройте запись, и кнопки уже на месте: Позвонить, SMS, Письмо, Маршрут, ниже «Готово» и «Перенести» (завтра, через 3 дня, через неделю или на дату). Отправьте SMS или письмо прямо из Follow-up, Звонка или Напоминания, и запись закроется сама с пометкой, что отправлено, а через 3 дня встанет напоминание «Проверить ответ». Просроченное показывается числом в красной полосе сверху, а «Закрыть старые» убирает залежавшуюся кучу после одного подтверждения.

Напоминания приходят вам в Telegram и, если включить, пушем на телефон. Пропуск воскресенья, тихие часы и адрес ленты для Google, Apple или Outlook календаря лежат в одной карточке: Календарь и напоминания. Клиент получит письмо или SMS за день до визита, если включить напоминания клиентам о визите; SMS уходит с вашего номера Twilio, и Twilio выставляет вам счёт за него.

Визит, о котором договорились в переписке, попадает в календарь сам: когда обе стороны в SMS, чате Thumbtack или письме сошлись на дне и времени, CRM ставит замер и сообщает вам, с предупреждением, если этот час уже занят. Клиенту без вас ничего не отправляется. График визитов задаёт, в какие дни и часы клиенты могут записаться и сколько длится один визит; встреча или заблокированный час в календаре убираются из того, что предлагают страница записи и ИИ-ассистент на телефоне. В день с визитами Главная показывает их на карте по порядку, с временем в пути между точками.

Вопросы

Читать дальше