Change order: как получить деньги за «раз уж вы здесь»

Когда он нужен

• Клиент добавляет работу: ещё одна розетка, второй слой краски, тумба побольше.
• Клиент убирает работу: решил всё-таки оставить старый пол.
• Вы вскрыли стену и нашли то, чего никто не считал: гниль, старую проводку, трубу на месте будущей ниши.
• Меняется материал, а с ним и цена.
• Всё, что сдвигает дату окончания.

Что в нём должно быть

• Изменение простыми словами: что добавили, убрали или заменили и где.
• Цена изменения по строкам, с налогом.
• Новая сумма контракта, чтобы никому не пришлось складывать.
• Что будет со сроком: сколько дней и новая дата окончания.
• Когда оплачивается доплата.
• Подпись и дата.

Одно правило: нет подписи, нет работы

Деньги на допработах теряют чаще всего не из-за клиентов, которые отказались платить. Их теряют на работе, сделанной «по кивку»: бригада хотела помочь, и никто ничего не записал. Сделайте правило для себя и для всех на объекте: когда клиент просит что-то сверх подписанного объёма, ответ: «да, сегодня пришлю вам изменение», а работа начинается после подписи.

Это десять минут. К документу достаточно такого сообщения:

Hi [name], you asked us to add [what]. I have sent you a change order: it adds [amount] to the contract and [N] days to the schedule. Please look it over and sign, and we will start on it as soon as it is signed.

Если работу сняли

Не выставляйте просто меньший счёт. В подписанном контракте останется старая сумма, в ваших цифрах прибыль, которой не было, а налог с продаж посчитается с работы, которую никто не делал. Оформите снятие так же, как добавление: change order с минусом, подписанный клиентом. В отрасли это называют deductive change order.

Как это устроено в WorkTime CRM

После подписи клиента объём сметы заблокирован: подписанный документ никто случайно не поправит. Чтобы изменить работу, нажмите «Create Change Order» в смете или «+ Change Order» в проекте, на вкладке «Деньги». Добавляете строки, отправляете, клиент подписывает.

Контракт проекта всегда равен сумме подписанной сметы и всех подписанных change order, поэтому цифры «Контракт», «Потрачено» и «Прибыль» на вкладке «Деньги» верны, и их никто не перепечатывает. Change order берёт ту же ставку налога, что и вся работа, а налог с продаж в проекте сам пересчитывается после подписи.

Для снятой работы впишите цену с минусом. Когда клиент подпишет, контракт и налог уменьшатся, а кредит появится под счетами проекта с кнопкой «Apply to #N»: она уменьшит неоплаченный счёт ровно на эту сумму.

Вопросы

Читать дальше