Как сменить CRM и не потерять клиентов

1. Выгрузите данные до того, как скажете, что уходите

Делайте выгрузку, пока ваш аккаунт в порядке. Нужны три списка, каждый файлом CSV (таблица, сохранённая как CSV, тоже подходит):

• Клиенты: имена, телефоны, почта, адреса, заметки.
• Заказы или проекты, со статусом, суммой и датами.
• Счета: оплаченные и неоплаченные.

2. Что обычно не переносится

Выгрузка это таблица. То, что не является строкой таблицы, обычно остаётся в старой программе, какая бы она ни была:

• Фотографии и прикреплённые файлы.
• История SMS и писем.
• Сохранённые карты клиентов: они остаются у платёжной системы.
• Автоматизации и шаблоны: их настраивают заново.

3. Не отключайте старую программу, пока проверяете новую

Не отменяйте подписку в день выгрузки. Неделю-две ведите обе: новые заявки идут в новую CRM, старые заказы доделываются там, где начаты. Отменяйте, когда перестанете открывать старую.

4. Загрузите и проверьте колонки

Любой импорт сводится к сопоставлению колонок: какая из них имя, какая телефон. Посмотрите предпросмотр, прежде чем нажать кнопку, а после загрузки откройте пятерых клиентов, которых хорошо знаете.

В WorkTime CRM импорт находится на странице «Клиенты» → «Импорт», с отдельными вкладками для клиентов, заказов, смет и счетов. Файлы CSV и Excel (.xlsx) читаются как есть. Колонки сопоставляет ИИ, вы подтверждаете, а клиенты, которые у вас уже есть (тот же телефон или почта), пропускаются, а не задваиваются. Можно загрузить несколько файлов сразу.

5. Или отдайте это нам

Если выгрузка получилась беспорядочной или не хочется тратить на это вечер, на той же странице есть карточка «Перенесём за вас»: загрузите всё, что есть, и наша команда бесплатно всё перенесёт, обычно за один рабочий день.

6. Подключите заново то, что питает CRM

• Источники заявок: Thumbtack, Google, Facebook, форма на сайте.
• Номер, на который звонят клиенты.
• Онлайн-оплату.
• Команду: пригласите людей и покажите им два экрана, которыми они будут пользоваться каждый день.

Вопросы

Читать дальше